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云南会议会展准备工作有哪些

来源:http://www.kmhyhz.com/news/111.html   发布时间:2017-07-21

云南会议接待是指会议筹办方与主办方商谈,签订会议接待标准合同,对约定的事项提供全程的服务活动.会议接待贯穿整个会议流程,涉及的服务范围广泛,包括会前、会中、会后工作三个环节,每个环节都囊括了众多的接待内容,都需要做精心的准备和安排.
     一、会议接待前工作
     1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内.
     2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、住宿(只是提前进行大致预订).
    二、 会后工作是整个会议接待的收尾阶段,很多会议公司对该环节缺乏错误的理解,任务现场会议结束意味着会议接待也就完了,其实不然,会议之后还有一些很重要的工作要进行,其主要内容如下: 
     1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作. 
     2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录. 
     3、与会议主办者的费用结算工作. 
     4、欢送代表工作,如送机.
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