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云南会议会展对参会人员的住宿安排

来源:http://www.kmhyhz.com/news/118.html   发布时间:2017-10-27

合理有序的会议住宿安排是会议能够顺利且成功完成的有力保证.所以,在会议公司策划会议的时候,都会好好的去指定一个会议酒店住宿计划.那么,会议中酒店住宿的安排怎样才算是合理呢,让我们来看下相关知识的介绍吧. 兵马未动粮草先行,会议未开始就要提前把食宿安排好,这样才能让参会人员没有后顾之忧.那么在会议前具体要怎么安排参会人员的住宿才算放心呢?云南会议会展公司就来给大家讲讲. 

第一、关于酒店住宿的安排模式 对于酒店住宿最为简单的是让会议公司一手包管住宿,但是最为经济的则是主办单位自己预定房屋,若是不事先保留房屋,遇到了旺季的话,酒店可能会将房屋售出,这样对会议人员住宿带来不利.所以,酒店住宿安排模式也是特别重要的.

 第二、了解会议人员的住宿程序 一旦会议公司事先在酒店预订好了房间之后,会议主办方需要决定使用哪种基本的住宿程序.然后再去告诉酒店和所有的会议参加者住宿的具体方式,并预订好房卡或者提前填好住宿申请表.

 第三、预订会议所需要的住宿方式 在公司举办会议的时候可能需要很多的房间,这些都必须要提前规划好并且预订好才行的,不然的话是会造成住宿方面出现问题的.尤其是遇到了旺季到来的时候,有可能会让参会人员找不到房间居住,在这个时候我们着急也没用.比如,预订房卡,若是参与会议的人数不是很多的话,会议公司可以事先找酒店或者是会议中心要房卡,这个是免费的.不过,会议主办方需要通知参会人员并且下发好订房卡,以确保会议期间能够安然入住.

 第四、会议公司需要准备好住宿单 住宿单是很重要的,尤其是小型会议召开,提前准备好住宿单,让会议人员能够及时拿到住宿的凭证,并且按时入住.所以说,这种会议住宿方式比较适合小型会议的与会人员.

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