云南会议接待服务标准

云南会议接待工作规程

云南会议接待服务标准

一、会议目的

为了规范会议接待行为,统一服务标准,持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。

二、适用会议范围

适用于大厦各类会议接待工作。

三、职责

3.1客户部负责会议接待的具体实施。

3.2客户员负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开;并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小,采取相应的服务措施;

3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置,保障会议室整洁舒适;

3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查,及时处理突发事件,确保会议顺利进行;

四、程序

4.1会议的分类

根据现时会议接待工作实际情况,将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。

4.2会议接待服务标准

1) 每天安排一名会议接待员于早上8:00上班,于8:00-8:15分时段完成以下工作:将所有会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源,保证当会议开始时有足够的开水。

2) 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

3) 会议接待员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,于会议开始前15分钟将茶水准备到位。

4) 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁,发现异常无法处理时及时向主管领导报告;

5) 参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查,以便能及时给新到的客人送上茶水,直至与会人员基本到位。

6) 与会人员基本到齐后,会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每隔20-25分钟到会议室加茶水,直至会议结束(如有特殊情况可自己把握)。

7) 在加茶水过程中,会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻);

8) 会议接待领班必须到场监督服务员工作,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对;