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昆明会议公司如何做好会议接待工作

来源:http://www.kmhyhz.com/news/76.html   发布时间:2016-05-05

会议接待是指对来者给予相应的服务的活动.根据不同的对象、不同的来访目的,会议接待的内容也各不相同.接待工作做得好,可以很好地展示单位形象.昆明会议公司根据多年来的会议服务经验,对接待工作做如下总结:

1.了解背景资料

(1)了解来访目的.首先应准确了解来访团体的来访目的,这样,做出的计划和准备才有针对性.我们溢于言表解清楚这些情况,取得准确信息.

(2)了解来访者的基本情况.为了使接待工作万无一失,我们要事先掌握来访者的基本情况,如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰;有时还要对主宾有更多的了解,如个人爱好、性格、特长等.了解得越多、越具体,准备工作就越有针对性,接待成功的把握就越大.这些内容除了可以向部门主管了解外,也可以事先向对方领导或秘书进行了解.

2.草拟接待计划

其次我们应做的就是草拟完善的接待方案.这要求我们首先应与来访一方协商,并征得部门领导的同意.在接待方案中,首先应确定接待规格,这决定了接待人员、日程安排及经费开支,包括谁到机场、车站迎接、送别;谁全程陪同;宴请的规格、地点;住宿宾馆的等级、房间标准等.这些都受到接待规格的制约,都要在计划中写清楚.在具体制定接待计划时,要包括以下内容.

(1)主要陪同人员.

(2)主要工作人员.

(3)住宿地点、标准、房间数量.

(4)宴请地点、标准、人数.

(5)会见、会谈地点、参与人员.

(6)参观浏览地点、陪同人员.

3.与本单位相关部门沟通情况

接待计划涉及本单位的相关部门,李先生应事先与其进行沟通,商定接待的时间、涉及的内容、地点、人员等事项.

4.与来访者沟通情况

日程确定好之后,李先生要及时通报来访一方,看还有什么要修改的,一般要尊重来访一方的意见.对于实在难以满足的要求,要如实地向对方解释清楚.

5.报请上司审批

李先生在拟好接待方案之后,应及时报送给部门主管,经部门主管审定批准.如果已经双方认可并经领导批准,该接待试题般就不再改动了.

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