昆明红源会展有限公司为您免费提供云南会议会展等相关信息,敬请关注!

13518731606

您的位置:首页 > 新闻信息 > 详细内容

新闻类别

联系我们/CONTACT US

企业名称:昆明红源会展有限公司

联系:张小红

手机: 13518731606

电话: 0871—64180067

传真: 0871—64180067

邮箱: 1123710109@qq.com

网址: www.kmhyhz.com

地址: 昆明市新闻路337号报业尚都商务楼1幢4层410室

新闻中心

云南会议如何安排会议结束后的工作?

来源:http://www.kmhyhz.com/news/82.html   发布时间:2016-07-15

做过会议策划的人都知道:一场会议的开始前准备工作很重要,结束后的收尾工作也很重要.大会结束后,要做好收尾工作,不可以因为会场上的会议结束了就可以松口气,要适时做好善后工作,让会议善始善终,圆满落幕.下面我们跟随云南会议来看一下结束后需要进行的工作有:

1.清理会场

会议结束后,与会者纷纷退场,当会议的人员都离开现场之后,会议的组织者就要与工作人员一同进行会议现场的清理工作.

(1)要取走在会议现场及各个房间剩下的与会议有关的文件资料.因会议文件多属草稿性质或参考性质,并带有保密性,所以会议文件在会后多数应收回,不宜长期存放在个人手里,以免遗失泄密.

(2)收回在会议现场的一些布置物品,如横幅等.

(3)关闭会议现场的视听设备,督促会议现场的工作人员将其收好.

(4)退还现场一些租借的物品和材料.

2.为与会者结清会议账目

会议结束后,需要尽快进行的工作就是将各种工作支出的费用结清.

(1)落实租借设备的费用和购买供应品的费用.

(2)为大会请来的相关专家、贵宾支付酬金或旅费.

(3)为与会者结清会议费用,并开具相关票据,以便与会者回所在公司报销.

3.送别与会人员

会议结束后,与会者要返回,秘书要组织送站工作.与接站工作相同要掌握与会者各自乘坐的交通工具,时间、车次,并制作成表便于协调指挥.同时要安排好送站的车辆.

4.会议资料归档

正规的组织,一般都会将自己每次会议,特别是大型会议的一些资料进行归档整理,例如现场的会议记录、与会者名单、发言稿原件和打印件、会议决议等文字资料,与会议的一些现场录音录像资料一起,统一整理后归入专门的档案管理部门.

5.会议的总结评估

为了积累经验,在大中型会议或重要会议结束后, 秘书人员应当总结会议工作经验,肯定成绩,找出存在的问题,对整个会议流程进行评估.这种总结对不断提高秘书组织大型会议的能力至关重要.  

相关标签:云南会议,